Внедряем AI-обработку первичной документации: система распознаёт счета и накладные, сверяет их с договорами и заказами, подсвечивает расхождения и дубли — вместо ручной построчной проверки. Заказчик получает работающий контур автопроверки первички, встроенный в учётную систему, и понятный регламент обработки спорных документов.
Кому нужна услуга
Бухгалтерия растёт по объёму документов, но расширять штат не готовы — люди тонут в ручном вводе.
Первичка приходит из разных источников (почта, ЭДО, сканы поставщиков) и нет единого канала её приёма.
Ошибки и расхождения в счетах находятся уже после оплаты — приходится делать возвраты и корректировки.
Дубли счетов и накладных всплывают постфактум, оплата проходит дважды.
Руководитель финансовой службы не видит статус обработки: что принято, что зависло, что с расхождениями.
Аудиторы и налоговая требуют прозрачного следа проверки каждого документа.
Что нужно от вас на входе
Образцы первичных документов в реальном виде (счета, накладные, акты, УПД) за период. Понять типы бланков, качество сканов и поля, которые нужно извлекать
Договоры и заказы, с которыми сверяется первичка. Построить правила сверки: суммы, реквизиты, номенклатура, сроки
Доступ к учётной системе (тестовый контур или песочница). Спроектировать интеграцию и проверить запись проверенных документов
Описание текущего процесса обработки и ролей. Понять, где именно автоматизация снимает нагрузку, а где остаётся человек
Перечень типовых ошибок и расхождений, которые важно ловить. Настроить приоритеты проверок и список стоп-факторов
Регламент платежей и лимиты согласования. Определить, какие расхождения блокируют оплату, а какие идут на уточнение
Комплект документов, который вы получаете
Описание услуги — наш стандарт качества: заранее видно, какие документы вы получите и зачем нужен каждый.
Документ | Формат | Для чего нужен |
|---|---|---|
Карта типов первичных документов и извлекаемых полей | таблица | Фиксирует, что и откуда система читает, и где остаются ограничения |
Схема процесса обработки первички (BPMN) | диаграмма | Показывает путь документа от получения до записи в учёт, включая ручные точки |
Реестр правил сверки и проверок | таблица | Описывает условия сверки с договорами, поиск дублей и стоп-факторы |
Регламент обработки расхождений | инструкция | Определяет, кто и что делает с документом, помеченным системой |
Техническое описание интеграции с учётной системой | документ | Передаётся ИТ и подрядчикам для сопровождения и доработок |
Инструкция для бухгалтера по работе с очередью документов | рабочая тетрадь | Учит команду принимать, отклонять и эскалировать документы |
Отчёт о тестовой обработке на исторических данных | отчёт | Показывает зоны уверенного распознавания и типовые проблемы |
План выполнения услуги
Этап | Что делаем | Результат этапа |
|---|---|---|
1. Бриф и аудит текущего процесса | Разбираем, как первичка приходит, проверяется и проводится сегодня; где теряется время и возникают ошибки | Согласованная карта процесса и перечень точек автоматизации |
2. Анализ документов и подготовка данных | Собираем образцы, размечаем поля, определяем типы бланков и качество сканов | Структурированный набор данных и карта типов документов |
3. Проектирование правил распознавания и сверки | Определяем, какие поля извлекаются, с чем сверяются и какие расхождения считаются критичными | Реестр правил и логика проверок |
4. Настройка распознавания | Обучаем и настраиваем модель на реальных образцах заказчика, проверяем качество извлечения полей | Настроенный модуль распознавания с отчётом точности |
5. Настройка сверки и выявления дублей | Подключаем договоры и заказы, настраиваем сверку сумм, реквизитов, номенклатуры, поиск повторов | Работающий модуль сверки и антидубля |
6. Интеграция с учётной системой | Настраиваем передачу проверенных документов и статусов в учётный контур | Документы попадают в учёт с отметкой о статусе проверки |
7. Тестовая обработка на исторических данных | Прогоняем прошлую первичку, сравниваем результат системы с ручной проверкой | Отчёт о расхождениях настроек и список доработок |
8. Регламенты и обучение команды | Описываем, как работать с очередью документов, что делать с расхождениями и дублями | Регламент и инструкции, команда умеет работать в новом процессе |
9. Опытная эксплуатация и передача | Работаем в боевом режиме с поддержкой, устраняем замечания, передаём систему заказчику | Работающий контур автопроверки первички и передача знаний |
Чек-лист качества
Перед сдачей исполнитель проверяет результат по этому списку:
Все типы первичных документов заказчика охвачены настройкой распознавания
Правила сверки покрывают суммы, реквизиты, номенклатуру и сроки
Поиск дублей настроен и проверен на исторических данных
Расхождения корректно классифицируются на блокирующие и требующие уточнения
Интеграция с учётной системой проверена в тестовом контуре
Регламент обработки расхождений согласован с бухгалтерией и финансовым контролем
Инструкции для команды написаны на языке пользователей, без технического жаргона
Передача настроек и доступов оформлена документально
Критерии приёмки работ
Работа считается выполненной, когда выполнены все пункты. Критерии фиксируем вместе с расчётом — до начала работ.
Полнота охвата типов документов. Проверяется на наборе образцов: система обрабатывает все согласованные типы первички
Качество извлечения полей. Сравнивается результат системы с эталонной разметкой на тестовой выборке
Работа правил сверки. На заранее подготовленных примерах с расхождениями система их находит и помечает
Интеграция с учётом. Проверенный документ успешно попадает в учётную систему с корректным статусом
Готовность команды. Бухгалтеры самостоятельно проводят документ по новому процессу на демонстрации
Комплектность документации. Переданы карта процесса, реестр правил, регламент и инструкции в согласованных форматах
На проверку результата — 3 рабочих дня. Замечания в рамках согласованного объёма устраняются без доплаты.
После сдачи: результат остаётся рабочим инструментом
Все материалы остаются в вашем пространстве OrgDevTools — их можно дорабатывать без исполнителя:
Процессы (BPMN). Схема обработки первички живёт в системе: при изменении регламента платежей или появлении нового типа документов процесс обновляется и становится источником правды
База знаний и регламенты. Регламент обработки расхождений, инструкции и разбор типовых ошибок хранятся в базе знаний и доступны бухгалтерии в момент работы
Сервис деск. Спорные документы и сбои распознавания оформляются заявками с историей: видно, что и как часто ломается, и что стоит доработать
Автоматизация. Маршруты согласования расхождений и уведомления ответственным настраиваются как автоматические сценарии внутри OrgDevTools
AI-советник OrgDevTools. AI-советник OrgDevTools помогает команде после сдачи: отвечает на вопросы по регламенту обработки расхождений, подсказывает порядок действий для конкретного типа документа и подтягивает нужный раздел базы знаний. При изменении правил советник опирается на актуальную версию регламента, а не на память сотрудников.
Чем эта услуга не является
Не является бухгалтерской услугой: мы не ведём учёт и не сдаём отчётность за заказчика
Не заменяет юридическую проверку договоров и налоговую экспертизу
Не разрабатываем учётную систему с нуля и не берём на себя её сопровождение как ИТ-подрядчик
Не гарантируем стопроцентное распознавание: документы низкого качества остаются на ручной проверке
Стоимость и сроки
Стоимость рассчитывается после брифа: зависит от масштаба компании, числа подразделений и глубины проработки. Расчёт и состав работ фиксируем до начала — без сюрпризов в конце.
Частые вопросы об услуге «Автоматическая проверка первичной документации нейросетью»
Что будет с документами, которые система не смогла распознать?
Они попадают в отдельную очередь с пометкой и уходят на ручную проверку. Регламент описывает, кто их разбирает и как фиксируется причина.
Как система понимает, что документ — дубль?
Настроенные правила сверяют реквизиты, суммы и номера с уже обработанными документами. Порог срабатывания согласуется с заказчиком на этапе проектирования.
Нужно ли менять учётную систему?
Нет, мы встраиваемся в текущий контур через интеграцию. Если учётная система не поддерживает нужный обмен, это выясняется на этапе аудита.
Сколько времени занимает внедрение?
Ориентировочно зависит от объёма типов документов и качества интеграции; сроки фиксируются после брифа и анализа образцов.
Сколько это стоит?
Стоимость рассчитывается после брифа: она зависит от числа типов документов, глубины интеграции и объёма настройки правил сверки.
Сможет ли бухгалтерия работать без постоянной поддержки подрядчика?
Да, задача — передать систему и регламенты команде. После обучения бухгалтеры самостоятельно ведут процесс, а изменения правил описываются в базе знаний.
Заказать услугу
Опишите задачу в заявке ниже — уточним детали, пришлём расчёт и план работ.