Аудит лицензионных и разрешительных документов — это проверка того, что все лицензии, разрешения, допуски и согласования компании действительны, соответствуют текущей деятельности и не создают риска штрафов или приостановки работ. Заказчик получает реестр документов со статусами, карту разрывов и план действий по продлению или получению недостающих разрешений.
Кому нужна услуга
Компания расширила виды деятельности или открыла новое направление, но не сверила, покрывают ли это действующие лицензии.
Приближаются сроки продления лицензий, и нет единой картины, что и когда заканчивается.
Прошла проверка надзорного органа или есть предписание — нужно срочно понять, что не так с документами.
Несколько юрлиц или филиалов, документы ведутся в разных местах, единого реестра нет.
Готовитесь к тендеру, крупному контракту или сделке, где контрагент запрашивает подтверждение правоспособности.
Руководитель не уверен, что компания вообще не работает где-то без обязательного разрешения.
Что нужно от вас на входе
Перечень юрлиц, филиалов и адресов, где ведётся деятельность. чтобы определить полный периметр проверки и не пропустить обособленные подразделения
Копии всех имеющихся лицензий, разрешений, допусков, свидетельств, согласований. основа для инвентаризации и проверки реквизитов, сроков и условий
Актуальное описание видов деятельности по факту (не только по ОКВЭД). чтобы сопоставить реальную работу с тем, что разрешено документами
Сведения о лицензирующих и надзорных органах, с которыми компания взаимодействует. для проверки порядка продления, требований и типичных замечаний
Данные ответственных за лицензии и разрешения внутри компании. чтобы закрепить зоны ответственности и точки контроля сроков
История проверок, предписаний и штрафов, если были. чтобы учесть уже выявленные нарушения и не повторить их в плане
Комплект документов, который вы получаете
Описание услуги — наш стандарт качества: заранее видно, какие документы вы получите и зачем нужен каждый.
Документ | Формат | Для чего нужен |
|---|---|---|
Реестр лицензий и разрешительных документов | таблица (Excel или Google Sheets) | единая картина: что есть, на кого оформлено, до какой даты, какие условия |
Карта соответствия деятельности и разрешений | матрица «вид деятельности × документ» | показывает, где деятельность не покрыта документом и где есть лишние разрешения |
Отчёт об аудите с выявленными разрывами и рисками | документ (PDF или DOCX) | фиксирует проблемные зоны и степень риска по каждой |
План продления и получения документов | таблица с этапами и ответственными | что, к какому сроку и кто делает, чтобы закрыть разрывы |
Календарь контрольных дат | таблица или календарь в рабочем контуре | заранее видеть сроки продления и не пропустить их |
Памятка по порядку продления и типовым требованиям органов | документ (PDF или DOCX) | чтобы команда понимала процедуру без повторных консультаций |
Протокол передачи результатов | документ с подписями сторон | фиксирует, что именно передано и принято заказчиком |
План выполнения услуги
Этап | Что делаем | Результат этапа |
|---|---|---|
1. Бриф и согласование периметра | уточняем юрлица, направления деятельности и границы аудита | согласованный перечень объектов проверки и план работ |
2. Сбор документов | запрашиваем и получаем копии всех разрешительных документов | полный исходный комплект для проверки |
3. Инвентаризация | вносим документы в реестр, сверяем реквизиты, сроки и условия | заполненный реестр лицензий и разрешений |
4. Проверка соответствия деятельности | сопоставляем фактические виды работ с тем, что разрешено документами | карта соответствия с выявленными несоответствиями |
5. Выявление недостающих документов | определяем, где деятельность ведётся без нужного разрешения или с истёкшим | список разрывов с оценкой риска |
6. Оценка рисков | описываем последствия по каждому разрыву: штрафы, приостановка, отказ контрагента | приоритизированный перечень рисков |
7. Разработка плана действий | формируем план продления, получения и приведения документов в порядок | план с этапами, ответственными и контрольными датами |
8. Презентация результатов | проводим встречу, разбираем отчёт, отвечаем на вопросы | команда понимает статус и следующие шаги |
9. Передача и сопровождение внедрения | передаём комплект документов и помогаем поставить контроль сроков | подписанный протокол передачи и работающая система контроля |
Чек-лист качества
Перед сдачей исполнитель проверяет результат по этому списку:
Все юрлица и обособленные подразделения из периметра включены в реестр
По каждому документу проверены срок действия, орган выдачи и условия действия
Фактические виды деятельности сопоставлены с разрешёнными, расхождения зафиксированы
Недостающие или истёкшие документы выявлены и описаны с оценкой риска
План действий содержит ответственных и контрольные даты по каждому пункту
Риски приоритизированы: сначала критичные, угрожающие остановке деятельности
Формулировки в отчёте проверены на юридическую корректность и отсутствие двусмысленности
Календарь контрольных дат заполнен и доступен ответственным в компании
Протокол передачи результатов подписан обеими сторонами
Исходные данные и промежуточные материалы сохранены для возможной перепроверки
Критерии приёмки работ
Работа считается выполненной, когда выполнены все пункты. Критерии фиксируем вместе с расчётом — до начала работ.
Полнота реестра. Заказчик сверяет реестр с фактическим наличием документов: каждый документ на месте, ничего не пропущено
Корректность статусов. Выборочная проверка сроков и условий по документам совпадает с данными реестра
Обоснованность разрывов. По каждому выявленному разрыву есть пояснение, почему он считается проблемой
Применимость плана. Заказчик подтверждает, что план действий выполним его силами и понятен исполнителям
Понятность отчёта. Руководитель без дополнительных пояснений понимает статус и следующие шаги
Передача комплекта. Все документы из kit переданы в согласованных форматах и открываются без ошибок
На проверку результата — 3 рабочих дня. Замечания в рамках согласованного объёма устраняются без доплаты.
После сдачи: результат остаётся рабочим инструментом
Все материалы остаются в вашем пространстве OrgDevTools — их можно дорабатывать без исполнителя:
База знаний и регламенты. реестр лицензий, памятка по продлению и порядок работы с документами размещаются здесь и доступны команде в любой момент
Календарь. контрольные даты продления и получения документов ставятся в календарь с напоминаниями ответственным
Проекты и задачи. план продления превращается в задачи с исполнителями и сроками, статус виден руководителю
Файлы. копии лицензий и разрешений хранятся в структурированном виде, доступ по ролям
AI-советник OrgDevTools. AI-советник OrgDevTools подсказывает команде порядок действий по регламентам и базе знаний: как продлить конкретный документ, какие требования у органа и какие шаги следующие. Он отвечает на вопросы по реестру и памяткам без обращения к консультанту.
Чем эта услуга не является
Представление интересов компании в лицензирующих и надзорных органах
Подготовка и подача заявлений на получение или продление лицензий
Судебное представительство по спорам с органами
Юридическое заключение по сделкам или договорам, не связанным с разрешительными документами
Стоимость и сроки
Стоимость рассчитывается после брифа: зависит от масштаба компании, числа подразделений и глубины проработки. Расчёт и состав работ фиксируем до начала — без сюрпризов в конце.
Частые вопросы об услуге «Аудит лицензионных и разрешительных документов»
Вы гарантируете, что после аудита у нас не будет штрафов?
Нет. Мы выявляем разрывы и риски и даём план их закрытия. Ответственность за исполнение плана и соблюдение сроков остаётся на компании.
Сколько это стоит?
Стоимость рассчитывается после брифа: она зависит от числа юрлиц, направлений деятельности и объёма документов.
Сколько времени займёт аудит?
Ориентировочно срок определяется после брифа и зависит от полноты исходных документов и числа объектов проверки.
Что если у нас вообще нет части документов?
Это и есть один из результатов аудита: мы зафиксируем недостающие разрешения и включим их получение в план действий.
Вы проверяете документы только головного офиса или филиалов тоже?
Периметр согласуется на брифе. По умолчанию проверяем все юрлица и подразделения, которые вы включите в список.
После сдачи проекта вы помогаете с внедрением контроля сроков?
Да. Мы передаём комплект документов, ставим контрольные даты и помогаем настроить их отслеживание в рабочем контуре.
Заказать услугу
Опишите задачу в заявке ниже — уточним детали, пришлём расчёт и план работ.