Разрабатываем инструкции пользователей, руководства администраторов и обучающие материалы по процессам и системам. Заказчик получает комплект документации, по которому сотрудники самостоятельно осваивают работу, а регламенты остаются актуальными при изменениях.
Кому нужна услуга
Внедрили или обновляют систему (ERP, CRM, BPM, сервис), а сотрудники работают по памяти и ошибаются — нужны инструкции под роли.
Скопилась устаревшая документация: часть экранов и шагов не совпадает с текущей версией, новички теряют время на вопросы.
Обучают новых сотрудников «руками» опытных коллег — наставничество съедает рабочие часы, знания не передаются системно.
Меняется процесс и регламент, а материалы остаются старыми — нужно регулярное поддержание документации в актуальном состоянии.
Нужен единый стандарт оформления и структуры инструкций для разных команд и подразделений.
Готовят обучение или развёртывание на несколько филиалов/ролей и нужен тиражируемый комплект материалов.
Что нужно от вас на входе
Список процессов, систем и ролей, по которым нужны материалы. определяет структуру документации и границы охвата
Доступ к системе в тестовой среде или записи экрана с демонстрацией. чтобы описать реальные шаги и корректные названия полей и кнопок
Действующие регламенты, инструкции, чек-листы (если есть). использовать как источник и устранить противоречия вместо переписывания с нуля
Эксперт-носитель процесса (ключевой пользователь или администратор). подтверждает корректность шагов, исключений и типовых ошибок
Требования к оформлению и learning-формату, если есть корпоративный шаблон. чтобы материалы вписались в принятый стиль и систему обучения
Перечень типовых обращений пользователей и частых ошибок. вынести их в отдельные разделы и раздел «частые проблемы»
Комплект документов, который вы получаете
Описание услуги — наш стандарт качества: заранее видно, какие документы вы получите и зачем нужен каждый.
Документ | Формат | Для чего нужен |
|---|---|---|
Инструкция пользователя по процессу или системе | DOCX и PDF, пошаговые операции с иллюстрациями | самостоятельное выполнение задач без обращения к наставнику |
Руководство администратора | DOCX и PDF | настройка, роли, права доступа, администрирование системы |
Методические и обучающие материалы | DOCX и PDF, сценарий занятия, упражнения | проведение обучения и закрепление навыков |
Сценарий короткого обучающего видео или демонстрации | DOCX, раскадровка по шагам | запись видеоматериала и повторное обучение |
Чек-лист самопроверки пользователя | XLSX или PDF | контроль корректности выполнения операций |
Карта документации | XLSX, реестр материалов с ролями и версиями | навигация по комплекту и управление актуальностью |
Глоссарий терминов и обозначений | DOCX | единый язык между ролями и подразделениями |
План выполнения услуги
Этап | Что делаем | Результат этапа |
|---|---|---|
1. Цели и охват | Согласуем, какие роли и процессы покрываются материалами, какой результат нужен от обучения | Согласованный перечень материалов, ролей и приоритетов |
2. Сбор информации | Интервью с экспертами, разбор системы, изучение действующих регламентов и обращений | Массив фактов, шагов и типовых проблем для документации |
3. Проектирование структуры | Определяем структуру инструкций, уровни детализации, единый шаблон и стиль | Утверждённый шаблон и карта документации |
4. Написание черновиков | Готовим инструкции по ролям и руководства по системе с пошаговыми операциями | Первые версии материалов, готовые к проверке |
5. Валидация у экспертов | Прогоняем шаги по системе, сверяем названия, фиксируем исключения | Подтверждённая корректность каждого шага |
6. Обучающие материалы | Собираем сценарий обучения, упражнения, чек-листы самопроверки | Комплект для проведения обучения |
7. Оформление и передача | Приводим материалы к согласованному шаблону, верстаём, готовим реестр | Финальный комплект документации и карта материалов |
8. Поддержание актуальности | Согласуем регламент обновления и порядок внесения правок при изменениях | Правила и ответственные за актуализацию |
Чек-лист качества
Перед сдачей исполнитель проверяет результат по этому списку:
Каждый шаг можно выполнить в системе буквально: экран, поле, действие совпадают
Все термины и названия элементов совпадают с интерфейсом и глоссарием
Материалы разделены по ролям, нет лишних разделов для чужой роли
Описаны типовые ошибки и что делать при их появлении
Иллюстрации актуальные, без лишних данных и персональной информации
Структура и оформление соответствуют согласованному шаблону
Проверяющий прошёл шаги по инструкции без дополнительных пояснений
Указаны версия материала и дата, по которой проверялась актуальность
Есть карта документации со связкой «материал — роль — процесс»
Согласован порядок обновления материалов при изменениях в системе или процессе
Критерии приёмки работ
Работа считается выполненной, когда выполнены все пункты. Критерии фиксируем вместе с расчётом — до начала работ.
Полнота по ролям. Проверяем, что на каждую согласованную роль есть инструкция и покрыты все приоритетные процессы
Проверяемость шагов. Эксперт проходит операции по инструкции в тестовой среде и подтверждает выполнимость
Единый стандарт. Сверяем структуру, терминологию и оформление с утверждённым шаблоном и глоссарием
Пригодность для обучения. По обучающим материалам сторонний сотрудник проводит занятие без правок от эксперта
Управляемость актуальности. Проверяем, что карта документации, версии и порядок обновления заполнены и применимы
Отсутствие противоречий. Материалы не противоречат действующим регламентам, расхождения устранены или зафиксированы как решения
На проверку результата — 3 рабочих дня. Замечания в рамках согласованного объёма устраняются без доплаты.
После сдачи: результат остаётся рабочим инструментом
Все материалы остаются в вашем пространстве OrgDevTools — их можно дорабатывать без исполнителя:
База знаний и регламенты. Финальные инструкции и руководства размещаются как статьи с версиями, доступом по ролям и историей изменений
Процессы (BPMN). Схема процесса связывается с инструкцией, изменения в схеме служат сигналом к обновлению материала
Рабочие тетради и методики. Обучающие материалы, упражнения и чек-листы используются как рабочие тетради для занятий и самопроверки
Сервис деск. Типовые обращения пользователей связываются со статьями инструкций, а частые вопросы становятся поводом доработать материал
AI-советник OrgDevTools. AI-советник OrgDevTools по базе знаний и регламентам помогает команде быстро найти нужную инструкцию, пояснить шаг и подсказать типовое решение по обращению. При изменениях он подсказывает, какие материалы требуют обновления, а специалист подтверждает правку.
Чем эта услуга не является
Разработка или доработка самой системы, настройка прав и интеграций
Проведение обучения и запись видео силами исполнителя
Юридическая экспертиза регламентов и обязательные корпоративные согласования
Перевод материалов на иностранные языки и адаптация под внешних контрагентов
Стоимость и сроки
Стоимость рассчитывается после брифа: зависит от масштаба компании, числа подразделений и глубины проработки. Расчёт и состав работ фиксируем до начала — без сюрпризов в конце.
Частые вопросы об услуге «Разработка инструкций пользователей и обучающих материалов»
Как считается стоимость?
Стоимость рассчитывается после брифа: она зависит от числа ролей, процессов, объёма материалов и требуемых форматов.
Сколько это занимает времени?
Ориентировочно срок зависит от охвата ролей и систем и согласуется после брифа — в проекте фиксируются этапы и контрольные точки.
Нам нужны инструкции по системе, которую ещё дорабатывают. Это возможно?
Да. Мы согласуем версию системы, по которой проверяем шаги, и заложим порядок обновления материалов под будущие изменения.
Кто подтверждает, что инструкции верные?
Эксперт-носитель процесса проходит шаги по системе и подтверждает корректность. Без этой проверки материал не передаётся.
Сможем ли мы сами обновлять материалы?
Да. Мы передаём шаблоны, карту документации и порядок обновления, чтобы команда поддерживала актуальность своими силами.
Что нужно с нашей стороны для старта?
Перечень ролей и процессов, доступ к тестовой среде или демонстрации, действующие регламенты и выделенный эксперт для интервью.
Заказать услугу
Опишите задачу в заявке ниже — уточним детали, пришлём расчёт и план работ.