Обучение пользователей новой системе и процессам — это программа адаптации сотрудников к изменениям: инструктажи и практикумы на реальных рабочих сценариях, проверка знаний и база ответов на частые вопросы. На выходе заказчик получает команду, которая умеет работать в новой системе по регламентам, и снижение нагрузки на поддержку и руководителей за счёт понятных инструкций и самопомощи.
Кому нужна услуга
Компания внедряет новую ИТ-систему (ERP, CRM, документооборот), сотрудники сопротивляются и продолжают работать «по-старому».
Изменились процессы или регламенты, а люди не понимают, что именно от них теперь требуется в ежедневной работе.
Поддержка и руководители тонут в однотипных вопросах «как нажать / куда зайти / где найти», вместо своих задач.
Новые сотрудники долго выходят на рабочую скорость, потому что нет структурированного онбординга по системе и процессам.
Руководство не видит объективной картины: кто реально освоил систему, а кто только отсидел на вебинаре.
Нужно масштабировать изменения на несколько подразделений или филиалов с единым стандартом обучения.
Что нужно от вас на входе
Описание целевых процессов и регламентов в новом виде. На их основе строятся сценарии практикумов и инструкции, иначе обучение расходится с реальностью
Доступ к системе в тестовой или рабочей среде с демо-данными. Практика должна идти на реальных экранах и сценариях, а не на слайдах
Перечень ролей и их зон ответственности в системе. Программа строится по ролям: у каждой свой набор действий и уровень детализации
Матрица изменений: что было и что стало по каждому процессу. Помогает снять сопротивление и объяснить, зачем меняется привычный порядок работы
Эксперты-предметники со стороны заказчика (по процессам и по системе). Согласование сценариев, фактчекинг инструкций и ответы на сложные вопросы
Список частых вопросов и типовых ошибок, уже известных команде внедрения. Формирует основу базы знаний и раздела FAQ для самостоятельной помощи
Комплект документов, который вы получаете
Описание услуги — наш стандарт качества: заранее видно, какие документы вы получите и зачем нужен каждый.
Документ | Формат | Для чего нужен |
|---|---|---|
Карта обучения по ролям | таблица / матрица | Показывает, кто, чему и в каком объёме учится, и какие сценарии для него обязательны |
Сценарии практикумов на реальных задачах | пошаговые кейсы с данными | Отработка действий в системе в логике рабочего процесса, а не абстрактных кнопок |
Инструкции и памятки по ролям | пошаговые руководства (текст, скринкасты) | Быстрая справка в момент работы, снижает зависимость от поддержки |
Программа и материалы инструктажей | презентации, раздаточные листы | Единый стандарт подачи материала для всех групп и филиалов |
Проверка знаний | тесты и практические задания | Объективно показывает уровень освоения и выявляет пробелы до выхода в рабочую среду |
База ответов на частые вопросы (FAQ) | структурированный документ / раздел базы знаний | Самообслуживание сотрудников и снижение потока однотипных обращений |
Матрица изменений «было — стало» | таблица по процессам | Объясняет смысл изменений и снижает сопротивление на старте |
План выполнения услуги
Этап | Что делаем | Результат этапа |
|---|---|---|
1. Бриф и диагностика | Уточняем цели обучения, перечень ролей, изменённые процессы и текущий уровень готовности сотрудников | Согласованное понимание объёма, приоритетов и критериев успеха |
2. Анализ процессов и системы | Разбираем целевые сценарии в системе, определяем ключевые действия и типовые ошибки по каждой роли | Карта обучения по ролям и перечень обязательных сценариев |
3. Проектирование программы | Формируем структуру инструктажей и практикумов, распределяем материал по ролям и форматам | Утверждённая программа обучения с логикой прохождения |
4. Разработка материалов | Готовим сценарии практикумов, инструкции, памятки и презентации на основе реальных данных | Комплект учебных материалов, готовый к проведению |
5. Согласование с экспертами | Проверяем точность инструкций и сценариев с предметниками и командой внедрения | Материалы, соответствующие фактической работе в системе |
6. Проведение инструктажей и практикумов | Обучаем группы по ролям, отрабатываем действия на реальных сценариях в среде системы | Сотрудники, отработавшие ключевые действия на практике |
7. Проверка знаний | Проводим тестирование и практические задания, фиксируем результаты по ролям | Картина освоения и перечень пробелов для дообучения |
8. Сбор вопросов и формирование FAQ | Собираем частые вопросы и ошибки из практикумов и поддержки, оформляем ответы | База ответов на частые вопросы для самостоятельной работы |
9. Доработка и передача | Актуализируем материалы по итогам обучения, передаём комплект заказчику и назначаем ответственных | Финальный комплект материалов и понятная схема сопровождения |
Чек-лист качества
Перед сдачей исполнитель проверяет результат по этому списку:
Программа построена по ролям, а не «для всех сразу», и покрывает все обязательные сценарии
Каждый практикум основан на реальном рабочем сценарии с реальными или корректными демо-данными
Инструкции проверены предметником и соответствуют текущей версии системы
Материалы содержат не только «как нажать», но и «зачем это в процессе»
Проверка знаний объективна: задания воспроизводят реальные рабочие действия, а не только теорию
FAQ собран из фактических вопросов сотрудников, а не из предположений
Все материалы находятся в едином месте и доступны сотрудникам после обучения
Определены ответственные за актуализацию материалов при изменениях в системе
Матрица изменений «было — стало» объяснена и используется на старте обучения
Критерии приёмки работ
Работа считается выполненной, когда выполнены все пункты. Критерии фиксируем вместе с расчётом — до начала работ.
Соответствие ролям. Проверяется, что для каждой роли есть свой набор сценариев и материалов, и он покрывает её рабочие действия в системе
Точность материалов. Сценарии и инструкции сверяются с текущей версией системы и подтверждаются предметником заказчика
Практическая отработка. Проверяется, что сотрудники выполняли действия в системе, а не только слушали теорию
Проверка знаний. Результаты тестов и практических заданий фиксируются по ролям, выявляются пробелы и план дообучения
Готовность к самообслуживанию. FAQ и инструкции размещены в доступном месте и позволяют найти ответ без обращения в поддержку
Передача и сопровождение. Комплект материалов передан, назначены ответственные за актуализацию, схема поддержки согласована
На проверку результата — 3 рабочих дня. Замечания в рамках согласованного объёма устраняются без доплаты.
После сдачи: результат остаётся рабочим инструментом
Все материалы остаются в вашем пространстве OrgDevTools — их можно дорабатывать без исполнителя:
База знаний и регламенты. Инструкции, памятки и FAQ размещаются как статьи базы знаний по ролям и процессам, с версионностью и понятной навигацией
Процессы (BPMN). Целевые процессы описываются схемами, к которым привязаны инструкции и учебные сценарии — сотрудник видит и процесс, и свои действия
Рабочие тетради и методики. Программа обучения, практикумы и проверочные задания хранятся как методики, воспроизводимые для новых групп и филиалов
Автоматизация. Запуск обучающих шагов, напоминаний и проверок знаний по ролям для новых сотрудников и при изменениях в системе
AI-советник OrgDevTools. AI-советник OrgDevTools отвечает сотрудникам по регламентам и базе знаний: подсказывает порядок действий в системе, находит нужную инструкцию и объясняет изменения по процессу. Это снижает поток однотипных обращений и помогает команде быстрее выходить на рабочую скорость после сдачи.
Чем эта услуга не является
Разработка и настройка самой ИТ-системы, исправление ошибок и доработка функциональности
Круглосуточная поддержка пользователей после сдачи обучения
Изменение организационной структуры и штатного расписания под новые процессы
Юридическая экспертиза регламентов и кадровых документов
Стоимость и сроки
Стоимость рассчитывается после брифа: зависит от масштаба компании, числа подразделений и глубины проработки. Расчёт и состав работ фиксируем до начала — без сюрпризов в конце.
Частые вопросы об услуге «Обучение пользователей новой системе и процессам»
Сколько это стоит?
Стоимость рассчитывается после брифа: она зависит от числа ролей, объёма процессов, количества групп и форматов материалов.
Сколько времени займёт обучение?
Ориентировочно срок зависит от масштаба изменений и числа ролей; конкретный график фиксируем после брифа и согласования программы.
Нужен ли доступ к системе?
Да, для практикумов нужен доступ в тестовую или рабочую среду с корректными данными — иначе обучение будет оторвано от реальной работы.
Что если сотрудники не сдадут проверку знаний?
По итогам проверки выявляются пробелы и формируется план дообучения; при необходимости материалы дорабатываются под сложные сценарии.
Останется ли что-то у нас после обучения?
Да: комплект материалов, инструкции по ролям, сценарии практикумов, результаты проверки знаний и база ответов на частые вопросы.
Кто актуализирует материалы при изменениях в системе?
На этапе передачи назначаются ответственные за актуализацию и согласуется схема сопровождения; материалы размещаются в едином месте с версиями.
Заказать услугу
Опишите задачу в заявке ниже — уточним детали, пришлём расчёт и план работ.