Предпроектное обследование — это полевая диагностика того, как компания работает на самом деле: мы проводим интервью с исполнителями и руководителями, фиксируем фактическую последовательность операций, участников, системы, входы и выходы. Результат — модель процессов «как есть» (AS-IS) в нотации BPMN и перечень разрывов между регламентом и практикой, на которые можно опираться при выборе решений и планировании изменений.
Кому нужна услуга
Собственник или директор запускает цифровизацию и не понимает, что автоматизировать и в каком порядке — есть риск вложиться в систему, которая не ляжет на реальную работу.
Операционный директор видит, что подразделения работают медленно и «по-своему», но нет единой картины: где дублирование, где потеря данных, где решения принимаются вне регламентов.
Руководитель внедрения ERP/CRM/BPM-системы получил требования от бизнеса, но они противоречат друг другу и не отражают фактический процесс — нужно достоверное описание до старта проекта.
HR и оргразвитие готовят изменения оргструктуры или зон ответственности, но не хватает объективной картины: кто что реально делает, а не что записано в должностной инструкции.
Внутренний аудит или служба качества получили расхождения между регламентом и практикой и нужно зафиксировать текущее состояние как отправную точку.
Компания прошла через быстрый рост, процессы «наросли» стихийно, и перед масштабированием нужна база для проектирования целевой модели.
Что нужно от вас на входе
Доступ к подразделениям и людям: согласованный список интервью, время исполнителей и руководителей, возможность наблюдения на рабочих местах. Процесс «как есть» нельзя описать по документам — нужны фактические операции, обходные пути и неформальные связи между шагами
Действующие регламенты, инструкции, положения о подразделениях и должностные обязанности (в том виде, в котором они есть). Нужны как база для сверки: где формальная процедура совпадает с практикой, а где расходится
Перечень систем и инструментов, которые используются в работе: учётные системы, таблицы, почта, мессенджеры, бумажные журналы. Процесс фиксируется вместе с системами — иначе на этапе автоматизации выяснится, что часть операций живёт вне систем
Контактное лицо со стороны заказчика с полномочиями согласовывать вопросы и организовывать доступ (заказчик обследования). Обследование идёт «в полях» и требует быстрых решений: кого ещё подключить, какие данные можно смотреть, что уточнить
Формулировка цели обследования и перечень вопросов, на которые нужен ответ (например: где теряется время, какие операции дублируются, что мешает сквозному процессу). Без цели модель процессов рискует стать описанием «всего» и не дать ответа на управленческий вопрос
Ориентировочная граница обследования: какие подразделения, функции, направления и сквозные процессы попадают в фокус. Обследование всей компании и обследование одного сквозного процесса требуют разного объёма интервью и дают разные результаты
Комплект документов, который вы получаете
Описание услуги — наш стандарт качества: заранее видно, какие документы вы получите и зачем нужен каждый.
Документ | Формат | Для чего нужен |
|---|---|---|
Карта интервью и наблюдений | рабочий документ / таблица | Фиксирует, с кем проведено интервью, какие операции и системы упомянуты, какие вопросы остались открытыми |
Модель процессов AS-IS | BPMN-диаграммы (в среде OrgDevTools) | Показывает фактическую последовательность операций, участников, входы, выходы, развилки и исключения |
Реестр участников и ролей | таблица | Фиксирует, кто выполняет какие шаги процесса, включая неформальные роли и замещения |
Реестр систем и точек ввода данных | таблица | Показывает, в каких системах и на каком шаге появляются данные, где они дублируются или теряются |
Перечень разрывов и расхождений «регламент — практика» | таблица с привязкой к шагам процесса | Даёт основу для решений: что автоматизировать, что упростить, что закрепить регламентом |
Карта проблемных зон и рисков процесса | текстовый отчёт с привязкой к BPMN-схемам | Помогает приоритизировать изменения и объяснить руководству, где именно возникают потери |
Итоговая презентация результатов обследования | презентация | Используется для согласования картины «как есть» с руководителями и для старта проектирования целевого состояния |
Пояснительная записка к модели AS-IS | текстовый документ | Описывает допущения, границы модели, источники информации и открытые вопросы, чтобы модель можно было корректно читать и развивать |
План выполнения услуги
Этап | Что делаем | Результат этапа |
|---|---|---|
1. Установочная встреча и согласование рамок | Уточняем цель обследования, границы, перечень подразделений и процессов, состав интервьюируемых, формат и глубину результата | Согласованный план обследования и список интервью |
2. Сбор формальной информации | Изучаем действующие регламенты, инструкции, положения, доступные описания процессов и перечень систем | База для сверки: что заявлено формально и что предстоит проверить в поле |
3. Полевые интервью с исполнителями | Проводим интервью и наблюдение на рабочих местах: как шаг выполняется фактически, какие обходные пути, где задержки и возвраты | Заполненная карта интервью и черновое описание операций |
4. Интервью с руководителями и владельцами процессов | Уточняем границы ответственности, показатели, правила принятия решений и точки согласования | Согласованное понимание ролей, решений и управленческих ожиданий |
5. Сборка модели процессов AS-IS | Сводим данные интервью и наблюдений в BPMN-схемы: участники, системы, входы, выходы, развилки, исключения | Черновая модель процессов «как есть» в OrgDevTools |
6. Сверка модели с исполнителями и руководителями | Показываем схемы тем, кого описывали, и уточняем расхождения: где модель не соответствует практике или упрощает её | Верифицированная модель процессов AS-IS |
7. Фиксация разрывов и проблемных зон | Сопоставляем модель с регламентами и системами, фиксируем дублирование, ручные операции, потери данных и расхождения | Перечень разрывов и рисков с привязкой к шагам процесса |
8. Подготовка итоговых материалов | Оформляем реестры, пояснительную записку и презентацию результатов | Комплект документов, готовый к обсуждению и передаче |
9. Презентация результатов и передача | Проводим встречу с заказчиком и руководителями: показываем модель AS-IS, разрывы и открытые вопросы | Согласованная картина «как есть» и зафиксированные решения о следующих шагах |
Чек-лист качества
Перед сдачей исполнитель проверяет результат по этому списку:
Каждый описанный процесс имеет источник: указано, с кем проведено интервью и какие данные наблюдений использованы
Модель BPMN читается без пояснений: роли, шаги, развилки и исключения подписаны единообразно
Границы модели явно обозначены: что входит в описание, что осталось за рамками и почему
Все системы и точки ввода данных упомянуты на схеме или в реестре — нет шагов «данные появляются сами»
Расхождения «регламент — практика» зафиксированы отдельно и не растворены в описании
Проблемные зоны и разрывы привязаны к конкретным шагам процессов, а не сформулированы общими словами
Открытые вопросы и допущения вынесены в пояснительную записку, а не скрыты в схеме
Терминология согласована с заказчиком: названия ролей, процессов и систем совпадают в модели, реестрах и презентации
Материалы проверены на отсутствие оценок и выводов, которые не подтверждены данными обследования
Критерии приёмки работ
Работа считается выполненной, когда выполнены все пункты. Критерии фиксируем вместе с расчётом — до начала работ.
Модель процессов соответствует практике. Исполнители и руководители, участвовавшие в интервью, подтверждают, что на схеме отражены фактические операции, включая обходные пути и исключения
Границы обследования соблюдены. В модель включены согласованные подразделения и процессы; всё, что осталось за рамками, перечислено в пояснительной записке с указанием причины
Данные и системы прослеживаются. По каждому шагу процесса можно ответить: кто выполняет, в какой системе, какие входы и выходы; в реестре нет пропусков по согласованным процессам
Разрывы зафиксированы и привязаны к шагам. Каждый разрыв «регламент — практика» и каждая проблемная зона имеют ссылку на конкретный шаг процесса или операцию
Материалы пригодны для дальнейшей работы. Модель AS-IS можно использовать как основу для проектирования целевого состояния, требований к системам или изменений регламентов — без повторного сбора фактов
Открытые вопросы закрыты или явно обозначены. Заказчик получил список вопросов, на которые обследование не дало ответа, с указанием, какие данные или доступы нужны для их закрытия
На проверку результата — 3 рабочих дня. Замечания в рамках согласованного объёма устраняются без доплаты.
После сдачи: результат остаётся рабочим инструментом
Все материалы остаются в вашем пространстве OrgDevTools — их можно дорабатывать без исполнителя:
Процессы (BPMN). Модель AS-IS живёт в виде BPMN-схем: её можно читать, уточнять и на её основе строить целевую модель TO-BE без потери связи с исходным описанием
База знаний и регламенты. Реестры участников, систем и разрывов, пояснительная записка и согласованные описания процессов хранятся рядом с моделью и доступны команде
Цифровой двойник. Описание процессов и ролей становится основой цифрового двойника компании, на котором можно проверять изменения до их внедрения
Рабочие тетради и методики. Методика обследования и шаблоны интервью сохраняются как рабочий инструмент, чтобы повторное обследование или расширение границ шло по тому же стандарту
AI-советник OrgDevTools. AI-советник OrgDevTools помогает команде после сдачи: отвечает на вопросы по согласованным регламентам и базе знаний, напоминает о зафиксированных разрывах и открытых вопросах, подсказывает, к какому шагу процесса относится тот или иной запрос. Это снижает риск, что модель AS-IS останется документом «на полке» и не будет использоваться в ежедневной работе.
Чем эта услуга не является
Проектирование целевой модели процессов (TO-BE) и разработка требований к системам — это следующий этап, а не часть текущей услуги
Настройка, доработка или внедрение учётных и BPM-систем
Разработка и утверждение новых регламентов, должностных инструкций и оргструктуры
Оценка персонала, аудит финансовой отчётности и юридическая экспертиза документов
Стоимость и сроки
Стоимость рассчитывается после брифа: зависит от масштаба компании, числа подразделений и глубины проработки. Расчёт и состав работ фиксируем до начала — без сюрпризов в конце.
Частые вопросы об услуге «Предпроектное обследование компании и описание процессов AS-IS»
Чем результат обследования отличается от того, что уже есть в регламентах?
Регламенты описывают, как работа должна выполняться. Мы фиксируем, как она выполняется фактически: с обходными путями, ручными операциями, дублированием и исключениями. Разница между этими картинами — основа для решений о изменениях.
Сколько времени занимает обследование?
Ориентировочно срок зависит от числа подразделений и сквозных процессов, состава интервьюируемых и доступности людей. Точная длительность рассчитывается после брифа и согласования границ обследования.
Сколько стоит услуга?
Стоимость рассчитывается после брифа: она зависит от границ обследования, количества интервью, числа процессов и требуемой глубины описания. Цены и сроки фиксируются в предложении до начала работ.
Что нужно от нашей команды, чтобы обследование прошло хорошо?
Доступ к людям и рабочим местам, действующие регламенты и инструкции, перечень систем и контактное лицо с полномочиями согласовывать вопросы. Чем честнее исполнители описывают обходные пути, тем точнее будет модель.
Можно ли обследовать только один сквозной процесс, а не всю компанию?
Да. Границы обследования согласуются на установочной встрече: можно взять один сквозной процесс, одно подразделение или несколько связанных направлений. От этого зависят объём интервью и состав материалов.
Что произойдёт с результатами после сдачи?
Модель AS-IS, реестры и пояснительная записка размещаются в OrgDevTools, где команда может их читать и уточнять. На их основе можно проектировать целевые процессы, требования к системам или изменения регламентов — отдельным этапом.
Заказать услугу
Опишите задачу в заявке ниже — уточним детали, пришлём расчёт и план работ.