Схема процесса в OrgDevTools: генерация по описанию, проверка BPMN, версии и согласование

Руководство по разделу «Процессы»: 1. Обзор · 2. Схема процесса (вы здесь) · 3. Время, деньги и имитация · 4. Паспорт и документы · 5. ИИ-советник и разработка

Схема процесса чаще всего ломается на трёх вещах: её долго рисовать с нуля, в ней остаются ошибки, которые замечают только на внедрении, и через месяц уже никто не помнит, какая версия правильная и кто её утвердил. В результате схемой перестают пользоваться — и процесс снова живёт в головах.

В OrgDevTools схема рисуется за минуты по описанию, проверяется по правилам нотации, хранит все версии с автором и описанием изменений и проходит согласование прямо в системе.

Схема по описанию за минуту

В редакторе нажмите «Сгенерировать по описанию» и расскажите, как идёт процесс: кто что делает, где принимаются решения, чем процесс заканчивается. ИИ построит схему BPMN с дорожками исполнителей, развилками и событиями. Схема появится новой версией AS-IS — её можно сразу править вручную.

Внешние участники — клиент, поставщик, госорган — рисуются свёрнутым пулом-«чёрным ящиком» со стрелками сообщений к нему: так схема показывает, где процесс зависит от того, кем вы не управляете.

Окно «Схема по описанию (ИИ)»: описание процесса своими словами и кнопка «Построить схему»

Проверка схемы: ошибки и подсказки

Кнопка «Проверить» над схемой проверяет её по правилам нотации BPMN 2.0 и оформления. Результат — во вкладке «Проверка»: у каждого замечания код, важность (ошибка, предупреждение, совет), где оно найдено, почему это важно и как исправить. Элементы с замечаниями подсвечиваются на схеме цветом — клик по замечанию показывает элемент.

Что ищет проверка: висящие шаги и тупики, развилки без условий, неявные слияния потоков, шаги без названий и исполнителей, конечные события без результата, шлюзы-развилки без вопроса, слишком много шагов на одном уровне, дорожки без должности.

Вкладка «Проверка»: фильтры «Все / Ошибки / Предупреждения / Советы», замечание S04 «Тупик» подсвечено на схеме красным

Шаг: исполнитель, время, ценность и ресурсы

Выберите элемент схемы — во вкладке «Шаг» откроются его свойства:

• Время и деньги — время работы, ожидание перед шагом и стоимость одного выполнения.

• Ценность шага — создаёт ценность для клиента (VA), нужна бизнесу (BVA) или потеря (NVA).

• Ресурсы шага — оборудование и ИТ-системы из общих справочников компании: одно и то же оборудование выбирается в любом процессе.

• Должность дорожки — для дорожки выбирается должность из оргструктуры; она становится исполнителем шагов дорожки в матрице ответственности и регламенте.

• Вероятность ветки — для потоков после развилки: нужна, чтобы время и стоимость считались по реальной доле случаев.

Вкладка «Шаг»: время работы, ожидание и стоимость, ценность шага и ресурсы

Версии: AS-IS и TO-BE, черновик и фиксация

У процесса два вида схемы: AS-IS — как процесс идёт сейчас, и TO-BE — каким он должен стать. Переключатель видов — слева на полосе над схемой, рядом число версий каждого вида.

Правки сохраняются автоматически в черновик — его видно по пометке «Черновик». Когда изменения готовы, нажмите «Зафиксировать версию» и коротко опишите, что поменялось: черновик станет постоянной версией. Во вкладке «История версий» — все версии обоих видов с автором и датой; любую можно открыть, сделать основной своего вида или сравнить с открытой.

Согласование версии

Зафиксированную версию можно отправить на согласование: кнопка «На согласование» в карточке версии. Утверждающий — сотрудник с правом управления версиями — нажимает «Решение по версии» и выбирает «Утвердить» или «Вернуть на доработку» (при возврате комментарий обязателен). Статус виден в истории: «на согласовании», «утверждена», «на доработке».

Вкладка «История версий»: основная TO-BE на согласовании, утверждённая AS-IS и открытый черновик

Обсуждение прямо на схеме

Во вкладке «Обсуждение» можно оставить замечание к выбранному шагу или к процессу целиком, ответить в треде и отметить его решённым. Шаги с открытыми обсуждениями помечены на схеме значком 💬 с числом тредов — клик по значку выбирает шаг. Без выбранного шага вкладка показывает обсуждения процесса и список шагов, где есть открытые вопросы.

Вкладка «Обсуждение»: тред у шага «Проверить документы», значок 💬 2 на схеме

Подпроцессы и уровни процессов

Большой процесс удобно разбить на уровни: на схеме верхнего уровня шаг «Вызов процесса» ссылается на отдельный процесс компании. Выберите такой шаг — во вкладке «Шаг» блок «Вызываемый процесс»: выберите процесс из списка, откройте его или отвяжите. После сохранения схемы связь появится во вкладке «Детали» обоих процессов, в блоке «Уровни процесса»: «Входит в процессы» и «Подпроцессы».

Шаг «Вызов процесса» и блок «Вызываемый процесс» со ссылкой на подпроцесс диагностики

Импорт и экспорт

• «Импорт .bpmn» — загрузить схему из файла другого редактора; она станет новой версией.

• «Экспорт .bpmn» — скачать схему в стандарте BPMN 2.0 для Camunda, Bizagi, ELMA, Business Studio.

• «Экспорт SVG» — картинка схемы для презентации или регламента.

• «Для Camunda» — исполняемая схема для движка Camunda 7; подробнее — в части 5.

Сценарии использования

Описать процесс отдела с нуля. Соберите короткие описания от исполнителей → «Сгенерировать по описанию» → «Проверить» → разошлите ссылку коллегам и соберите замечания во вкладке «Обсуждение» → «Зафиксировать версию».

Утвердить новый порядок работы. Нарисуйте TO-BE → зафиксируйте версию → «На согласование» → руководитель утверждает или возвращает с комментарием → утверждённую версию сделайте основной.

Частые вопросы

Что будет, если два человека правят схему одновременно? Каждый работает в своём черновике; зафиксированная версия не перезаписывается — в истории видны обе.

Можно ли вернуться к старой версии? Да: откройте её в «Истории версий» и нажмите «Сделать основной».

Обязательно ли исправлять все замечания проверки? Ошибки — да, иначе схема неверна по нотации. Советы — по ситуации: они про читаемость и полноту.

Руководство по разделу «Процессы»: ← 1. Обзор · 2. Схема процесса (вы здесь) · 3. Время, деньги и имитация →