Справочники в OrgDevTools: как один раз записать клиентов, риски и ресурсы и использовать их в методиках и процессах

Вы заполняете SWOT, потом модель бизнес-модели, потом анализ рисков. В каждой методике приходится заново писать одно и то же: кто ваши клиенты, какие у вас сильные и слабые стороны, на каких ИТ-системах держится процесс. К третьему документу формулировки уже расходятся, а через месяц никто не помнит, какая версия правильная.

Цена этого — разрозненные данные и лишняя работа. Если списки живут отдельно в каждом документе, их нельзя сравнить, связать с задачами и обновить в одном месте. В OrgDevTools для этого есть «Справочники».

Что это и что даёт

«Справочники» — раздел, где хранятся переиспользуемые списки вашей компании: клиенты, конкуренты, риски, инициативы, ИТ-системы, оборудование, ключевые партнёры и другие. Один раз записали элемент — он доступен в других инструментах.

Что это даёт лично вам:

• Один источник правды. Список клиентов или рисков хранится в одном месте.

• Подстановка в методики. В полях фреймов можно выбрать элемент справочника или добавить новый, вместо того чтобы писать текст заново.

• Ресурсы для процессов. ИТ-системы и оборудование для шагов схемы процесса берутся из справочников.

• Связи между элементами. Можно связать, например, риск с решением.

• От списка к работе. Любой элемент можно превратить в задачу «Проработать».

• Доступно сотрудникам. Справочники компании видит и правит любой сотрудник, а не только администратор.

Раздел «Справочники» — вкладки групп (Проблемы, Развитие, Рынок, Клиенты, Бизнес-модель и другие), список элементов и панель «Связи элемента»

Как это работает

Группы и списки

Откройте «Справочники» в левом меню. Вверху — вкладки групп. Внутри группы — несколько списков. Состав групп:

• Проблемы: инциденты, проблемы, слабые стороны, риски, угрозы.

• Развитие: инициативы, решения, сильные стороны, возможности.

• Технологии и продукты: технологии и продукты, характеристики технологий.

• Ресурсы процессов: оборудование, ИТ-системы.

• Рынок: рыночные сегменты, конкуренты, тренды и факторы рынка, рыночные, отраслевые и макро-силы.

• Клиенты: сегменты клиентов, потребности, каналы взаимодействия, точки контакта, боли клиентов, выгоды и ценность для клиентов, амбассадоры и лидеры мнений.

• Бизнес-модель: ценностные предложения, ключевые ресурсы, ключевые действия и процессы, категории затрат, типы отношений с клиентами, ключевые метрики, ключевые партнёры, потоки доходов.

• Устойчивое развитие: социальное и экологическое воздействие, экономическая устойчивость.

Группы соответствуют блокам популярных методик: SWOT, Business Model Canvas, анализ клиентов и рынка.

Добавление элементов

Выберите группу и список, добавьте элемент: название и, при необходимости, описание. Если список пуст, система предлагает добавить первый элемент.

Связи и «Проработать в задаче»

Выберите элемент: справа откроется блок «Связи элемента». Через выпадающий список «Связать с элементом…» можно связать его с другим элементом справочника (например, угрозу с решением). Блок «Проработать в проекте/задаче» создаёт задачу «Проработать: <название элемента>» с описанием, из какого справочника она пришла; связь с элементом сохраняется.

Использование в фреймах и процессах

В полях многих фреймов методик есть выбор «Найти или добавить…»: вы выбираете существующий элемент справочника или добавляете новый, и он сразу попадает в справочник. Так список клиентов из одной методики появляется в другой. В шаге схемы процесса поля «ИТ-системы» и «Оборудование» тоже выбираются из справочников «Ресурсы процессов».

Фрейм методики с полем выбора «Найти или добавить…» и выпадающим списком элементов справочника

Пошагово: как начать

1. Откройте «Справочники» в левом меню.

2. Выберите группу, например «Клиенты», и список «Сегменты клиентов».

3. Добавьте 3–5 сегментов.

4. Откройте методику, где есть блок про клиентов, и в поле выберите элементы справочника: «Найти или добавить…».

5. Вернитесь в справочник, выберите элемент и нажмите «Проработать в проекте/задаче», чтобы создать задачу.

6. Для процессов добавьте в группу «Ресурсы процессов» ИТ-системы и оборудование и выбирайте их на шагах схемы.

ИИ в инструменте

В самих справочниках ИИ-функций нет. Заполнять их можно из результатов работы AI-советника и ИИ-агентов: например, попросите агента выделить из описания клиентов список сегментов. Результат проверьте: добавлять в справочник нужно проверенные данные.

Связь с другими инструментами

• Рабочие тетради: элементы справочников используются в фреймах методик.

• Процессы: ресурсы шагов (ИТ-системы и оборудование) из справочников.

• Проекты и задачи: задачи «Проработать» по элементам.

• Цифровой двойник: связи между объектами компании.

По каким методикам сделано

• SWOT-анализ — списки сильных и слабых сторон, возможностей и угроз.

• Business Model Canvas — группы «Клиенты» и «Бизнес-модель» повторяют блоки канвы.

• Реестр рисков (Risk Register) — список рисков как основа управления.

• Ценностное предложение — боли клиентов и выгоды.

Ссылки на методики подставить при публикации.

Сценарии использования

Это примеры задач, а не истории клиентов.

Как один раз описать клиентов и использовать в нескольких методиках. «Справочники» → «Клиенты» → «Сегменты клиентов» → добавьте сегменты → в методике по бизнес-модели выберите их в соответствующем блоке → в методике по ценностному предложению выберите те же.

Как превратить риск в работу. «Справочники» → «Проблемы» → «Риски» → выберите риск → «Проработать в проекте/задаче» → задача появится в выбранном проекте.

Как привести в порядок ресурсы процесса. «Справочники» → «Ресурсы процессов» → добавьте ИТ-системы и оборудование → откройте шаг схемы и выберите их в свойствах шага.

Ограничения и честные оговорки

• Справочник не проверяет данные: за актуальность отвечает ваша команда.

• Набор групп и списков задан платформой; свои группы пока нельзя создавать.

• Не все фреймы методик используют справочники: подстановка работает там, где есть выбор «Найти или добавить…».

• Редактирование доступно сотрудникам компании: договоритесь, кто отвечает за каждый список.

Частые вопросы

Чем справочники отличаются от «Базы знаний»? В базе знаний вы пишете тексты и регламенты, а справочники — это списки элементов, которые подставляются в методики и процессы.

Кто может править справочники? Любой сотрудник компании: это справочники компании, а не только администратора.

Что будет, если удалить элемент? Он исчезнет из справочника; проверьте, не используется ли он в методиках и процессах.

Можно ли связать элементы разных списков? Да, в блоке «Связи элемента» через «Связать с элементом…».

Нужно ли заполнять всё сразу? Нет: начните с одного списка, который нужен прямо сейчас.