Фотография рабочего дня

Фотография рабочего дня — метод изучения использования рабочего времени: непрерывное наблюдение и запись всех затрат времени работника на протяжении смены или её части — «с какого по какой час что делал». Из записи складывается баланс рабочего времени: сколько ушло на основную работу, на подготовку и обслуживание рабочего места, на отдых и сколько — на потери: простои, ожидание, поиск информации, переделки, нарушения дисциплины. Метод отвечает на вопрос, на который не отвечают ни должностная инструкция, ни ощущение «я весь день занят»: куда на самом деле уходит рабочий день и какая его часть может быть возвращена в работу.

«Чем занят человек» и «сколько времени уходит на каждое занятие» — это два разных вопроса. Фотография рабочего дня отвечает на второй, и ответ почти всегда отличается от ожиданий и самого работника, и руководителя.

Материал разбирает: что называют фотографией рабочего дня и откуда пришёл метод; чем она отличается от хронометража и моментных наблюдений; как устроены категории затрат времени и баланс смены; документированные кейсы (государственные органы Москвы, участковые терапевты, внешний аудит рабочего времени); принципы, ограничения и ошибки; недельный план внедрения; что делает и чего не делает фрейм OrgDevTools. Смежные материалы: хронометраж рабочего времени (Time Study), моментные наблюдения (Work Sampling), анализ должностных инструкций, аудит нагрузки (Capacity Planning), правило 60/40.

Происхождение и исследовательская база: фотография рабочего дня

Определение и состав метода в русскоязычной литературе опираются на статью Б. Ф. Никонова «Фотография рабочего дня» в Большой советской энциклопедии (3-е издание, 1969–1978). По ней фотография рабочего дня — наблюдение и измерение всех затрат рабочего времени за смену или её часть; цель — выявить резервы роста производительности труда: зафиксировать баланс рабочего времени и выработку, найти потери времени и их причины, получить данные для нормативов и для оценки организации рабочих мест. Родственный термин — «фотография рабочего времени»: в учебных материалах так называют ту же форму наблюдения за любым периодом, а если она полностью охватывает рабочую смену, говорят о фотографии рабочего дня.

История в СССР. По докладу С. С. Плотникова на конференции «Ломоносов 2015» (МГУ имени М. В. Ломоносова), опыт фотографии рабочего дня впервые был применён в Советском Союзе в середине XX века — для измерения трудозатрат работников производства и строительной отрасли и устранения непроизводительных потерь рабочего времени. В списке литературы доклада перечислены методические документы той эпохи: «Инструкция по проведению массовых графических фотографий рабочего дня» (1955), «Краткие указания по проведению фотографий рабочего дня рабочих и работы механизмов» (1956), «Методические указания по фотографии рабочего дня» (Оргтрансстрой, 1961), «Методические рекомендации по изучению затрат рабочего времени проведением фотографий рабочего дня» (1967), «Методика проведения фотографий и самофотографий рабочего времени» (1971). Это показывает, что метод был не одиночным приёмом, а частью системы научной организации труда с собственными инструкциями.

Виды фотографии. По БСЭ различают индивидуальную, групповую, бригадную фотографию, фотографию многостаночника, маршрутную и самофотографию; выбор зависит от числа наблюдаемых, их графика и профессии. Индивидуальная фотография ведёт наблюдатель за одним работником. Групповую применяют к работникам, не объединённым общим производственным заданием: наблюдатель обходит рабочие места с интервалом 3, 5 или 10 минут в зависимости от размера группы. Бригадная относится к работникам, связанным единым заданием. Самофотография — работник фиксирует время сам, без наблюдателя; в учебной и практической литературе описаны два способа — с заранее заданным перечнем элементов труда и без него. Её сильная сторона: можно увидеть то, что не поддаётся внешнему наблюдению и известно только исполнителю; слабая — зависимость от добросовестности и от того, что человек замечает и готов записать.

Как устроено наблюдение. По БСЭ, порядок такой: (1) подготовка — цель и объект наблюдения; (2) наблюдение — поэлементная запись действий и затрат времени; (3) обработка — подсчёт длительности элементов и группировка по однородным признакам; (4) анализ — отделение необходимых затрат от потерь; (5) разработка мероприятий по устранению потерь и по научной организации труда; (6) расчёт нормативного баланса рабочего дня и коэффициентов использования времени. Запись ведётся в наблюдательном листе — текстом, индексами или графически в масштабе времени — с фиксацией времени окончания каждого вида затрат.

Категории затрат времени. В учебной практике нормирования труда затраты делят на нормируемое время и потери. В лабораторных работах по нормированию труда встречается такая индексация: ПЗ — подготовительно-заключительное время, ОП — оперативное, ОБС — обслуживание рабочего места, ОТЛ — отдых и личные надобности, ПОТ — потери, НТД — нарушения трудовой дисциплины. Обозначения и состав категорий в разных учебниках различаются (например, вместо ОБС пишут ОБ, потери по организационным причинам выделяют отдельно от потерь по вине работника), поэтому в каждом исследовании категории фиксируют заранее и одинаково для всех наблюдаемых. Во фрейме OrgDevTools используется именно такая шестичленная классификация; пороги оценки во фрейме — рабочая шкала, а не норматив.

Связь с другими методами изучения работы. Хронометраж замеряет длительность повторяющейся операции и её элементов (см. хронометраж рабочего времени); фотография рабочего дня записывает всю смену подряд и поэтому показывает то, что хронометраж не видит: простои между операциями, ожидание, поиск информации, перерывы. Моментные наблюдения (Work Sampling) получают те же доли времени не непрерывной записью, а по множеству мгновенных наблюдений в случайные моменты — дешевле, но без хронологии. Близкий по духу метод для управленческой работы — структурное наблюдение Генри Минцберга: по описанию, он по неделе сопровождал пятерых руководителей организаций и фиксировал каждый звонок, встречу и документ; результат — книга «The Nature of Managerial Work» (1973).

Большая часть потерянного времени в наблюдениях — не «перекуры», а ожидание, поиск информации и встречи: это не вина людей, а следствие организации работы.

Документированные кейсы: фотография рабочего дня

Кейс 1. Государственные органы Москвы: фотография рабочего дня как инструмент аудита

По докладу С. С. Плотникова (МГУ, «Ломоносов 2015»), Центр кадрового аудита Московского городского университета управления Правительства Москвы адаптировал методику фотографии рабочего дня под деятельность государственных служащих и применял её около пяти лет. По отчётам Центра, фотография рабочего дня была проведена более чем в 20 подразделениях Правительства Москвы (в докладе названы, например, Региональная энергетическая комиссия, Комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав, Московская административная дорожная инспекция); изучено рабочее время около 500 сотрудников. В Региональной энергетической комиссии, по отчёту, сотрудники в целом дисциплинированно выполняли обязанности и не злоупотребляли перерывами: на личные цели уходило в среднем 16 минут рабочего времени в день, отмечено и сверхурочное пребывание на работе — 1 час 42 минуты. В докладе приведён и обобщающий вывод из отчётов Центра: сотрудники ежедневно теряют до 4,5 часов из-за продолжительных рабочих встреч, совещаний и оперативок; итоговый продукт работы — рекомендации по сокращению непроизводительных потерь времени.

Как читать. Данные взяты из доклада конференции со ссылкой на внутренние отчёты Центра, а не из рецензируемой публикации; методика подробно не раскрыта, поэтому цифры стоит воспринимать как иллюстрацию типа результата, а не как норматив. Важнее другое: большая часть потерь в этом кейсе не личная («перекуры»), а организационная — встречи и совещания. Это типичная картина, и она объясняет, почему потери нужно делить на потери по организационным причинам и по вине работника: управлять ими приходится по-разному.

Кейс 2. Участковые терапевты: фотохронометраж 39 врачей

В исследовании В. В. Ливцко, И. М. Сон, М. А. Ивановой с соавторами («Терапевтический архив», 2019, т. 91, № 1, с. 8–23) проведено фотохронометражное исследование рабочего процесса 39 врачей-терапевтов участковых в 17 пилотных территориях из всех федеральных округов; выполнено 6474 замера. Средневзвешенные затраты рабочего времени врача на одного пациента составили 15,30 ± 2,0 минуты при приёме в медицинской организации и 32,5 ± 2,0 минуты при посещении на дому. При амбулаторном приёме наибольшая доля времени приходилась на работу с медицинской документацией — 47,31%; на основную деятельность с пациентом уходило до 45,54%, на прочие виды деятельности — 7,15%.

Как читать. Это именно фотохронометраж — сочетание непрерывной записи и замеров, а проценты относятся ко времени одного посещения, а не ко всему рабочему дню; полный текст статьи доступен специалистам здравоохранения по регистрации. Урок кейса для управления: без записи «минута за минутой» было бы невозможно увидеть, что почти половина времени приёма уходит не на пациента, а на документацию, — а значит, резерв лежит в организации работы с документами, а не в «скорости» врача.

Кейс 3. Внешний аудит рабочего времени в двух организациях

В статье А. А. Емельянович, И. В. Лау, М. Е. Власова из Новосибирского государственного технического университета «Оценка эффективности использования рабочего времени на основе внешнего аудита» (Вестник Кемеровского государственного университета. Серия: политические, социологические и экономические науки, 2019, т. 4, № 4, с. 387–397) описана фотография рабочего дня, проведённая при внешнем аудите рабочего времени в двух организациях: саморегулируемой организации в сфере строительства и крупной производственной компании пищевой отрасли. По выводам авторов, основная причина потерь рабочего времени не зависит от размера бизнеса и связана с низким уровнем менеджмента: слабее всего реализованы две из четырёх основных функций управления — планирование и контроль.

Как читать. Доступна аннотация; числовые результаты по структуре затрат и должностям в открытом тексте не приведены, поэтому кейс показывает не цифры, а характер вывода: фотография рабочего дня выявляет не «ленивых сотрудников», а слабость планирования и контроля.

Ключевые идеи и принципы: фотография рабочего дня

1. Принцип: записывать всё подряд, не только «рабочие» занятия

   Метод даёт честный результат, только если записан весь отрезок наблюдения без пропусков: и основные функции, и подготовка, и перерывы, и простои. Пропущенные занятия — это как раз то, где скрываются потери. Поэтому время «по» одной записи — это время «с» следующей, а пропуски и пересечения записей считаются ошибкой журнала, а не мелочью.

2. Принцип: единые категории затрат времени

   До начала наблюдения фиксируют классификацию (в нашем случае ПЗ, ОП, ОБС, ОТЛ, ПОТ, НТД) и правила отнесения: что считать оперативной работой, а что потерей. Если категории меняются по ходу, данные нельзя сравнить ни между днями, ни между работниками.

3. Принцип: потери делят по причине

   Потери по организационным причинам (ожидание задания, отсутствие информации, простои оборудования, лишние согласования) и нарушения трудовой дисциплины — разные категории. Первые устраняет руководитель изменением организации работы, вторые — управлением дисциплиной. Смешивание ведёт к ошибочным выводам и к обвинению людей в том, что на самом деле организационная проблема.

4. Принцип: сначала процесс, потом человек

   Цель наблюдения — найти резервы в организации работы, а не оценить конкретного сотрудника. Результаты по людям нужно показывать только в обобщённом виде там, где это возможно, а выводы формулировать про процессы и условия труда.

5. Принцип: типичный день и достаточное число наблюдений

   Одна смена — это одна выборка. День перед отпуском, закрытием квартала или аварией не показывает обычной картины. Нужно либо повторить наблюдение в другие дни, либо явно записать, что день нетипичный, и не переносить выводы на всю работу.

6. Принцип: честность и согласие наблюдаемых

   До начала наблюдения объясняют цель, порядок и то, как будут использоваться данные. Самофотография особенно зависит от доверия: человек записывает то, что готов показать. Если запись используют как инструмент наказания, он перестанет записывать правду.

7. Принцип: от баланса — к действию

   Баланс смены сам по себе ничего не меняет. Каждая крупная потеря должна получить причину, меру, владельца и срок повторного наблюдения. Фотография рабочего дня — начало изменения организации работы, а не его результат.

8. Принцип: сравнение с нормой и с другими методами

   Фактическое время функции полезно сравнивать с нормой, полученной хронометражем или нормативом: отклонение показывает, где норма устарела, а где работу выполняют быстрее или медленнее ожидаемого. Для проверки доли потерь результаты фотографии сопоставляют с моментными наблюдениями на более длинном периоде.

9. Принцип: метрики

   Рабочие показатели: доля нормируемого времени (ПЗ + ОП + ОБС + ОТЛ) и доля потерь (ПОТ + НТД) от записанного времени; потери в минутах за смену и в часах за месяц при типичном дне; крупнейшие потери по причинам; пересечения и пропуски записей; доля смены, охваченная записью; отклонение фактического времени функции от нормы.

   Баланс смены сам по себе ничего не меняет: ценность метода — в решении, которое принимают после того, как потери названы цифрами.

10. Принцип: наблюдение открытое, а цель объявлена заранее

    Этичный и самый надёжный вариант — предупредить сотрудников о том, что идёт исследование, объяснить цель («улучшить процессы и условия работы, а не искать виноватых») и письменно зафиксировать в регламенте, что данные не станут основанием для наказаний. Скрытое наблюдение практики описывают как допустимое лишь при расследовании инцидентов безопасности или обоснованных подозрениях в нарушениях; для обычной оптимизации оно разрушает доверие и портит данные: люди либо перестают сотрудничать, либо начинают «играть на камеру». Чтобы снизить сопротивление, привлекайте исполнителей к разбору результатов: когда сотрудники сами предлагают, как убрать выявленные потери, они чувствуют себя участниками улучшений, а не объектами контроля.

11. Какие виды бывают: индивидуальная, групповая, самофотография, комплексная и автоматизированная

    Индивидуальная фотография — наблюдение за одним исполнителем, групповая (бригадная) — за несколькими, самофотография — когда время записывает сам работник. Комплексную фотографию описывают как сочетание индивидуальной и групповой с дополнительным анализом маршрутов перемещения, документооборота и оборудования: её проводят силами нескольких наблюдателей, иногда в течение нескольких дней, и она оправдана при крупных изменениях — реорганизации, переходе на удалённую работу. Автоматизированная фотография использует программу на компьютере сотрудника, которая учитывает, какими приложениями и сайтами он пользовался, может делать снимки экрана и формировать отчёт за день. Её плюсы — экономия труда наблюдателей и точность по времени за компьютером; ограничения — она видит только работу на экране, не видит разговоры, поездки и «офлайн»-занятия и сильнее всего задевает приватность, поэтому требует отдельного согласования с сотрудниками и защиты персональных данных.

12. Принцип: форма карты и правовой статус

    Единой обязательной формы бланка фотографии рабочего дня в законодательстве нет, а сам метод в трудовом праве не закреплён: порядок его проведения организация вводит локальным актом — например, приказом руководителя. Практические издания обращают внимание и на другой момент: если обязанность вести карту фотографии не записана в трудовом договоре или должностной инструкции, требовать от работника ежедневно её заполнять работодатель не вправе, поэтому наблюдение обычно проводит назначенный наблюдатель, а самофотографию организуют по согласованию. Конкретные формулировки проверяйте по своим документам и при необходимости с юристом.

    Практичная карта содержит дату наблюдения, ФИО и должность наблюдаемого, ФИО и подпись наблюдателя, подпись принимающего итоговый отчёт и таблицу записей: вид работы, время начала, время окончания, продолжительность, примечания. Мелкие повторяющиеся действия внутри одной задачи (например, сбор белья и полотенец при уборке номера) можно объединять в группу, чтобы журнал оставался читаемым. Во фрейме OrgDevTools роль карты играет вкладка «1. Журнал наблюдения»: те же поля — роль, время «с» и «по», категория и описание занятия, — плюс привязка записи к функции роли.

Ограничения, слепые зоны и критика: фотография рабочего дня

Типовые ошибки: фотография рабочего дня

1. Ошибка 1: записывают только «рабочие» занятия

   Потери остаются за кадром: журнал показывает полный рабочий день, хотя часть времени не записана.

   Как избежать

   записывать подряд всё, включая простои, ожидание, поиск информации и перерывы; проверять, что записи покрывают смену без пропусков.

2. Ошибка 2: разные категории у разных наблюдателей

   Данные нельзя сравнить между днями и работниками.

   Как избежать

   до начала согласовать классификацию и правила отнесения, провести пробную запись и сверить результаты наблюдателей.

3. Ошибка 3: выводы по одному дню

   Нетипичный день принимают за обычный.

   Как избежать

   повторить наблюдение в другие дни или записать, что день нетипичный, и не распространять выводы на всю работу.

4. Ошибка 4: не объяснили цель сотрудникам

   Запись воспринимают как контроль; люди работают «напоказ» или не записывают правду.

   Как избежать

   объяснить цель, порядок и правила использования данных; не использовать результат как основание для наказания.

5. Ошибка 5: потери не связали с причинами и действиями

   Известно, что 20% времени теряется, но неясно, почему и что менять.

   Как избежать

   для крупных потерь определить причину, меру, владельца и срок повторного наблюдения.

6. Ошибка 6: смешали потери по организации и по вине работника

   Организационные проблемы руководителя превращаются в «дисциплину» подчинённых.

   Как избежать

   вести две категории потерь и разбирать организационные потери отдельно, на уровне процессов.

План внедрения: фотография рабочего дня

1. Неделя 1: цель, объект и категории

   Определить цель (найти потери, получить данные для нормы или нагрузки), выбрать 1–2 роли и типичные дни, согласовать категории затрат времени и правила отнесения, объяснить цель сотрудникам и получить согласие.

2. Неделя 2: наблюдение

   Провести фотографию рабочего дня: подряд записывать с какого по какой час что делал исполнитель; при самофотографии — дать форму и инструкцию. Параллельно отмечать нетипичные события дня.

3. Неделя 3: баланс и потери

   Свести записи в баланс по категориям, проверить пропуски и пересечения, разделить потери по причинам, сравнить фактическое время функций с нормой.

4. Неделя 4: причины и действия

   Разобрать причины крупных потерь с участниками, выбрать меры, назначить ответственных и срок повторного наблюдения; при необходимости дополнить результат моментными наблюдениями.

5. Далее: повтор и закрепление

   Повторить наблюдение через 1–3 месяца, сравнить баланс «до» и «после», внести изменения в нормы и в организацию работы.

Как реализовать этот план с помощью фрейма «Фотография рабочего дня» в OrgDevTools

Фрейм «Фотография рабочего дня» в OrgDevTools — рабочая таблица наблюдения с расчётом баланса. Роли и функции он берёт из прошлых этапов рабочей тетради (если они есть), вне тетради работает вручную. Он помогает выполнить недели 2–4 плана; цели, согласия и причины потерь он не заменяет.

Книги по теме: фотография рабочего дня

Б. Ф. Никонов — статья «Фотография рабочего дня» в Большой советской энциклопедии (3-е издание, 1969–1978). Определение, виды и порядок проведения метода.

Henry Mintzberg — «The Nature of Managerial Work» (1973). Классическое структурное наблюдение за работой руководителей: подробная запись занятий и их длительности.

Mikell P. Groover — «Work Systems and the Methods, Measurement, and Management of Work» (2007). Учебник по изучению и измерению работы, включая выборочные наблюдения.

Международная организация труда — «Introduction to Work Study» (4-е издание, 1992). Стандартное руководство по изучению методов и измерению работы.